Thanh tra bảo hiểm xã hội: Quy trình, lý do và cách doanh nghiệp chuẩn bị

Thanh tra bảo hiểm xã hội là hoạt động nhằm kiểm tra, đánh giá việc chấp hành pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ quy trình và nguyên nhân bị thanh tra giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh rủi ro pháp lý, đồng thời bảo vệ quyền lợi cho người lao động.

1. Thanh tra bảo hiểm xã hội làm nhiệm vụ gì?

Thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH) là hoạt động do cơ quan BHXH hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện để kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN.
Cụ thể, thanh tra BHXH có các nhiệm vụ chính:

Kiểm tra việc đóng BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp, phát hiện và xử lý các trường hợp chậm đóng, trốn đóng, đóng sai mức.
Thanh tra việc giải quyết chế độ BHXH cho người lao động, đảm bảo quyền lợi của họ được thực hiện đúng quy định.
Giám sát việc quản lý, sử dụng quỹ BHXH, BHYT nhằm ngăn ngừa hành vi gian lận, trục lợi quỹ.
Kiến nghị hoặc xử phạt vi phạm hành chính đối với các đơn vị vi phạm, đồng thời buộc khắc phục hậu quả.
Hướng dẫn, tuyên truyền pháp luật về BHXH để doanh nghiệp hiểu rõ và thực hiện đúng nghĩa vụ của mình.

Thanh tra bảo hiểm xã hội – minh bạch để bảo vệ quyền lợi người lao động.

2. Khi nào doanh nghiệp bị thanh tra bảo hiểm xã hội?

Thông thường, một đơn vị hoặc cá nhân có thể bị thanh tra bảo hiểm xã hội (BHXH) khi có các dấu hiệu vi phạm pháp luật về đóng BHXH hoặc theo kế hoạch định kỳ.

Các trường hợp cụ thể có thể bị thanh tra BHXH:

Chậm đóng, trốn đóng BHXH: Đây là một trong những lý do phổ biến nhất. Đơn vị chậm đóng BHXH quá 30 ngày so với thời hạn quy định sẽ bị tính lãi chậm đóng và có nguy cơ bị thanh tra.
Có dấu hiệu vi phạm: Những đơn vị chưa được kiểm tra nhưng có dấu hiệu vi phạm pháp luật về đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) sẽ bị đưa vào diện thanh tra.
Không khắc phục vi phạm: Các đơn vị đã được cơ quan BHXH kiểm tra và phát hiện vi phạm nhưng không khắc phục trong thời hạn quy định cũng sẽ bị thanh tra.
Đóng BHXH thấp hơn quy định: Đơn vị đóng BHXH cho người lao động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hoặc mức lương thực tế cũng là một dấu hiệu vi phạm và có thể bị thanh tra.
Theo kế hoạch định kỳ: Cơ quan BHXH cũng có thể thực hiện thanh tra định kỳ, theo kế hoạch hàng năm, nhằm đảm bảo các đơn vị tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Thanh tra đột xuất: Thanh tra đột xuất có thể diễn ra khi có yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền hoặc khi phát hiện các dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng.

Để tránh bị thanh tra, các đơn vị cần tuân thủ đầy đủ và đúng thời hạn các quy định về đóng BHXH, BHYT và BHTN cho người lao động.

Doanh nghiệp có thể bị thanh tra bảo hiểm xã hội khi có các dấu hiệu vi phạm như nợ đóng BHXH kéo dài, trục lợi quỹ bảo hiểm (ví dụ: khai lương, số lao động không đúng với thực tế hoặc có hành vi trục lợi khi hưởng chế độ thai sản), hoặc không tuân thủ đúng quy định (ví dụ: chậm báo tăng/giảm lao động, chậm báo tăng mức đóng BHXH). Ngoài ra, thanh tra cũng có thể được thực hiện theo kế hoạch định kỳ hoặc khi có tố cáo.

Mỗi cuộc thanh tra là một bước tiến trong việc đảm bảo công bằng và tuân thủ pháp luật.

3. Quy trình thanh tra BHXH tại doanh nghiệp

Quy trình thanh tra bảo hiểm xã hội thường gồm 5 bước chính sau đây:

Bước 1: Thông báo thanh tra

Cơ quan BHXH gửi văn bản thông báo kế hoạch, thời gian, nội dung và thành phần đoàn thanh tra.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp phải chuẩn bị các tài liệu, sổ sách, chứng từ liên quan đến việc đóng và hưởng BHXH, BHYT, BHTN.

Bước 3: Tiến hành thanh tra tại đơn vị

Đoàn thanh tra làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp, đối chiếu hồ sơ, phỏng vấn đại diện và người lao động nếu cần.

Bước 4: Lập biên bản thanh tra

Ghi nhận kết quả kiểm tra, xác định vi phạm (nếu có) và yêu cầu doanh nghiệp khắc phục, nộp bổ sung số tiền còn thiếu.

Bước 5: Ban hành kết luận và xử lý vi phạm

Cơ quan BHXH ra quyết định xử phạt hành chính, truy thu, hoặc chuyển hồ sơ sang cơ quan công an nếu có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng.

4. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì với thanh tra BHXH?

Doanh nghiệp cần lưu ý một số điều để tránh bị thanh tra về bảo hiểm xã hội.

4.1 Những lưu ý để doanh nghiệp tránh bị thanh tra BHXH

Đóng BHXH đúng, đủ, đúng hạn cho người lao động theo mức lương thực tế.
Cập nhật kịp thời biến động lao động: báo tăng, giảm, điều chỉnh mức đóng trong vòng 30 ngày.
Lưu trữ hồ sơ, sổ sách rõ ràng, minh bạch, dễ dàng xuất trình khi được yêu cầu.
Không khai thấp lương, không lập hai bảng lương (một bảng để tính BHXH, một bảng để trả lương thực tế).
Thực hiện đầy đủ chế độ cho người lao động, đặc biệt là các chế độ thai sản, ốm đau, tai nạn lao động.
Chủ động kiểm tra nội bộ định kỳ về tình hình đóng BHXH để phát hiện và khắc phục sai sót sớm.

4.2 Giấy tờ bị kiểm tra khi có thanh tra BHXH

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và cung cấp đầy đủ các giấy tờ sau khi trình diện thanh tra Bảo hiểm xã hội:

Danh sách lao động tham gia BHXH, hợp đồng lao động, quyết định lương, bảng lương.
Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN và chứng từ nộp tiền.
Sổ BHXH của người lao động (nếu doanh nghiệp đang giữ).
Các quyết định tăng/giảm lao động, thông báo nghỉ việc, nghỉ thai sản, nghỉ ốm.
Hồ sơ giải quyết chế độ BHXH (thai sản, ốm đau, tai nạn lao động, hưu trí…).
Biên bản, công văn làm việc trước đó với cơ quan BHXH (nếu có).

Nhìn chung, thanh tra bảo hiểm xã hội là hoạt động cần thiết nhằm đảm bảo quyền lợi người lao động và tính minh bạch trong thực hiện nghĩa vụ BHXH của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ quy trình, chuẩn bị hồ sơ cẩn thận và tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội, góp phần xây dựng môi trường lao động bền vững.

Tác giả: Dương Nguyễn

Có thể bạn quan tâm